Liiketoiminnan haasteiden ja yrityksen maksuvaikeuksien keskellä kirjanpitoon ja viranomaisilmoituksiin liittyvät velvoitteet saattavat tuntua yrityksen johdolle ylimääräiseltä taakalta. Kirjanpidon ajantasaisena pitäminen ja lakisääteisten ilmoitusten antaminen ajallaan on kuitenkin yrityksen maksuvaikeuksien keskellä korostuneen tärkeää, jotta vaikeudet eivät pahene entisestään. Puutteellinen kirjanpito saattaa johtaa esimerkiksi virheellisiin liiketoimintaratkaisuihin ja toisaalta veroilmoitusten laiminlyönti arvioverotukseen.
Milloin kirjanpidon sitten voi katsoa olevan ajan tasalla? Kirjanpitolain mukaan käteisellä suoritetut maksut on kirjattava viipymättä. Muut kirjaukset tulee tehdä siinä ajassa, että viranomaiselle verotusta tai muuta tarkoitusta varten annettavat ilmoitukset voidaan laatia ja johto voi täyttää valvontavelvollisuutensa. Esimerkiksi arvonlisäveroilmoitusten antaminen ajantasaisesti edellyttää kirjanpidolta säännöllisyyttä. Yli kolmen kuukauden ajalta laatimatta olevan kirjanpidon ei useimmiten voine katsoa enää olevan ajan tasalla. Osakeyhtiön tilinpäätös tulee osakeyhtiölain mukaan laatia neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Yrityssaneeraukseen hakeutumista suunnittelevan, maksuvaikeuksissa olevan yrityksen johdon on oleellista huomata, että puutteellinen ja virheellinen kirjanpito saattavat nousta esteeksi yrityssaneerausmenettelyn aloittamiselle. Olennaisesti puutteellinen ja virheellinen kirjanpito on lain mukaan este yrityssaneeraukselle, mikäli kirjanpitoa ei vaikeuksitta voida saattaa asianmukaiseksi ja luotettavaksi. Mitä pidemmältä ajalta kirjanpito on laatimatta tai taseen selvittelytili paisuu selvittämättömistä maksutapahtumista, vaikeutuu kirjanpidon saattaminen asianmukaiseen ja luotettavaan tilaan. Asioiden selvitteleminen jälkikäteen ja esimerkiksi puuttuvan tilintarkastuksen teettäminen takautuvasti useammalta tilikaudelta aiheuttavat yritykselle aina myös ylimääräisiä kustannuksia.
Joskus maksuvaikeudet johtavat lopulta yrityksen konkurssiin. Mikäli kirjanpitovelvoitteet on laiminlyöty pidemmältä ajalta ennen konkurssia, saattavat kirjanpitorikoksen tunnusmerkit täyttyä. Osakeyhtiössä mahdollinen toimitusjohtaja vastaa siitä, että kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Hallitus puolestaan vastaa siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Vaikka yrityksen kirjanpito olisi ulkoistettu tilitoimistoon, vastaavat sen laatimisesta ja oikeellisuudesta aina kuitenkin ensisijaisesti yrityksen vastuuhenkilöt.
Kirjanpitoon ja verotukseen liittyvistä velvoitteista huolehtiminen on siis syytä priorisoida korkealle yrityksen haasteellisinakin aikoina. Kuitenkin lisäksi yrityksen johdon on hyvä muistaa, että pelkästään toteutuneiden kirjanpidon lukujen seuraaminen ei varsinkaan yrityksen maksuvaikeuksien keskellä ole riittävää, sillä kirjanpito kuvaa aina mennyttä aikaa. Kassakriisin aikana erityisen tärkeäksi kirjanpitovelvoitteista huolehtimisen lisäksi nouseekin yrityksen kassavirran ja maksuvalmiuden seuraaminen.
Yrityksen kassavirran seuraamisesta voit lukea lisää Jussi Laakkosen ja Laura Hagmanin kirjoittamasta blogista.
